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Como organizar uma conferência virtual passo a passo

Na sequência do momento único que temos vivido desde 2020 muitos conferências, reuniões e eventos presenciais em todo mundo foram cancelados, adiados ou substituídos por eventos virtuais

E embora os eventos online, como os webinars, já existissem antes da pandemia, a verdade é que as conferências virtuais apresentam agora mais do que nunca benefícios inegáveis. Muitos apontam também como desafio primordial aos eventos virtuais o aspecto do contacto e da interação cara a cara. Contudo, é importante relembrar que ainda antes da pandemia as nossas interações diárias, do ponto de vista pessoal e profissional, já eram muitas vezes conduzidas por meios virtuais.

Seguindo esta tendência de mercado, o hotel Dom Pedro Lisboa alargou a sua oferta de eventos através da criação de eventos híbridos e virtuais. As Dom Pedro Digital Meetings são uma solução chave na mão com as mais atuais plataformas para reuniões e eventos virtuais, que permitem integrar a plateia física à virtual.

Sabemos que muitas empresas se encontram neste momento a repensar e a adapatar os seus próximos eventos corporativos, especialmente as suas conferências anuais. Mas como é que se transforma uma conferência presencial numa conferência virtual? Deixamos-lhe alguns passos e dicas a seguir:

Crie a estratégia para a sua conferência virtual

Uma conferência virtual não é como uma conferência presencial. As conferências virtuais acontecessem exclusivamente online e exigem, por isso, que os seus participantes se concentrem num ecrã durante horas a fio. Desta forma, o conteúdo da conferência terá que ser a força motriz da estratégia da sua conferência virtual, pois é o que vai despertar o interesse dos participantes e vai promover o número de inscrições. 

Para criar uma estratégia de conferência virtual, aceda ao seu programa de eventos como um todo. Existe uma lacuna no programa que seria beneficado com uma conferência virtual? Tem recursos e o orçamento para realizar uma conferência virtual? Tem recursos para organizar uma conferência virtual? Deverá responder a estas perguntas no momento de decidir se uma conferência virtual é ou não adequada para a sua empresa. É ainda importante perceber que se tiver uma conferência presencial anual que não pode acontecer este ano ou algum outro evento que gera receita, vale a pena considerar uma conferência virtual.

Identifique o seu público-alvo

Antes de qualquer outra coisa é crucial identificar o público-alvo do seu evento. Se este é um evento que já se repetiu no passado, já conhece claramente o público a quem se dirige. Mas tenha também em mente que com um evento virtual pode também aumentar o seu público-alvo. Uma das maiores vantagens das conferências virtuais é que os participantes podem fazê-lo no conforto das suas casas, reduzindo assim o custo em deslocações, o que normalmente gera um maior número de participantes.

Defina os objetivos ou os KPIs da sua conferência virtual

Como acontece com qualquer evento, é essencial definir metas e identificar indicadores-chave de desempenho (KPIs) antes do evento acontecer, a fim de avaliar o sucesso do evento. No caso dos eventos virtuais torna-se mais difícil estabelecer objectivos múltiplos e mais segmentados. Recomendamos, por isso, que tente, sempre que possível, encontrar um objectivo único que conduza a missão da conferência virtual. Considere ainda que existem dois fluxos diferentes que devem ser considerados aquando da criação de metas – os KPIs de negócios e os KPIs dos participantes. Entenda quais são seus objetivos para cada um.

Determine os oradores e o conteúdo

Antes de definir o orador ou os oradores é importante ter uma ideia clara daquilo que o seu público-alvo gostaria de ouvir. Escolha o conteúdo do seu evento tendo em conta o interesse dos participantes e crie uma linha de conteúdo clara, fluída e organizada. 

Faça um brainstorm de ideias de conteúdo com sua equipa antes de definir o conteúdo final e avalie potenciais lacunas e áreas de melhoria. 

Uma vez definido o conteúdo, escolha um orador que possa transmitir a mensagem de uma forma entusiasta e interessante. É importante manter a audiência motivada e atenta, utilizando estratégias visuais e verbais que motivam a participação do seu público-alvo.

Escolha a tecnologia adequada ao evento

Organizar uma conferência virtual geralmente significa incluir novas tecnologias. A primeira pergunta que muitas empresas colocam prende-se com os participantes. Como é que os participantes irão aceder, consumir e interagir com os conteúdos do evento? E mais ainda, como irão interagir entre si? Quão interativa será a conferência?

Existem diferentes soluções e a resposta reside sobretudo na experiência que deseja proporcionar aos seus participantes. O Dom Pedro Lisboa através do produto Dom Pedro Digital Meetings tem uma solução integrada que lhe permite incluir um palco real (com Ledwall) com um palco virtual (em Chroma Key), sistema de gravação e streaming, sistema de iluminação e sistema de vídeo. 

De facto, a tecnologia é um fator essencial em qualquer evento digital e, por isso mesmo, acreditamos que temos soluções de ponta para que construa um evento à sua medida.

Espalhe a palavra e promova a sua conferência

Depois de estabelecer a base, eis o momento de promover a sua conferência virtual. Faça-o da mesma forma que faria na promoção de uma conferência presencial. Promova-a no seu website, por e-mail, nas redes sociais, etc. Lembre-se que quanto mais promover o seu evento, maior número de potenciais participantes poderá alcançar.

Confie na equipa técnica e na tecnologia envolvida

Como já referimos, os eventos virtuais assentam em soluções tecnológicas e, por isso, é importante que estabeleça uma relação de confiança com a equipa técnica. Todos nós sabemos que quando se trata de eventos virtuais, basta uma pequena falha técnica para arruinar o espectáculo. A nossa equipa terá todo o prazer em lhe explicar as plataformas e ferramentas utilizadas e irá assegurar o suporte técnico durante toda a conferência para evitar possíveis problemas e, desta forma, garantir o sucesso do seu evento. 

Partilhe nas redes sociais

É indiscutível que as redes sociais transformaram a forma como comunicamos e como nos relacionamos do ponto de vista pessoal e profissional. Grande parte do networking e da partilha de ideias acontecem online. Muitos dos participantes do seu evento acabarão por partilhar conteúdos relacionados com o mesmo online.

Por isso mesmo, crie um hashtag do evento com antecedência e incentive os participantes do evento e o público em geral a partilhar o mesmo online. Esta partilha gera notoriedade e publicidade gratuita ao seu evento e por extensão à sua empresa.

Por fim, é inegável que as conferências virtuais se têm tornado cada vez mais populares e eficazes, apresentando uma solução viável para que as empresas possam continuar a cumprir o seu calendário de eventos e os seus objectivos.

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